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山東省地礦局五院積極探索“三一兩雙”檔案管理模式

2023-03-27 13:18:30 來源：大眾網分享

山東省地礦局五院積極探索項目檔案管理模式，以標準化為指導，以項目需求為導向，初步探索了項目檔案“三一兩雙”管理模式。

地質項目普遍具有投資大、周期長，涉及專業多、參加人員多、項目圖紙多、基礎資料多、成果資料多等特點，給檔案工作帶來一定的難度。地礦五院通過項目調研，積極探索檔案管理模式，抓牢主責主業，推動檔案管理規范化。

第一個“一”即一個項目一個檔案管理網絡。項目檔案管理建立以項目主導部門為核心，以項目負責人、項目檔案管理人員、技術質量主管部門、檔案主管部門、技術人員組成的檔案管理網絡，明確職責、任務。檔案管理網絡建立實時溝通機制，定期開展檔案管理網絡查缺補漏。比如，項目成立之初，技術質量科同檔案室及項目負責從庫存檔案中查找相關檔案數據，形成數據鏈條，分析可利用的有價值的數據，指導項目初期建設。

第二個“一”即一個項目統一標準。根據項目專業類型，建立一套完備的項目檔案管理標準。項目實施部門對項目檔案負總責，對項目檔案實行統一管理、統一標準。根據國家、行業和上級主管部門要求，將有關項目檔案工作的標準、規范、制度整理施行。包括檔案管理規定、項目文件的形成、整理、移交、歸檔管理辦法，成果檔案編制、評審、匯交管理，照片和音視頻文件整理、歸檔辦法，項目文件的歸檔范圍和檔案保管期限及密級，項目檔案分類方案及細則等。

第三個“一”即一個項目備注小“tips”，收集歸納項目檔案常見問題及解決辦法。在日常的檔案整理歸檔中，注意收集檔案常見的問題、案例，分門別類建立文件夾和備注，幫助項目檔案人員和檔案管理工作者提高發現問題的能力，同時，也可以作為檔案管理培訓的素材，方便檔案管理員學習項目檔案管理知識，提高檔案隊伍的整體水平。

第一個“雙”為雙表，即“一張符合項目實際的歸檔范圍和保管期限表”和“一張項目檔案交接表”。項目主導部門結合項目內容、專業特點、管理模式等制定《歸檔范圍和保管期限表》。歸檔范圍涵蓋項目全過程中形成的文字、圖表、音像、實物、上級批示文件等，并在表中明確歸檔責任單位。項目完成后，根據項目檔案條目，填寫《項目檔案交接清單》，紙質檔案及電子檔案分類提交入庫。

第二個“雙”為雙人查驗，即發揮“查缺補漏”的雙人互檢作用。雙人查驗，一般為技術質量科專業專家及檔案室專業檔案人員，從項目專業和檔案專業雙角度，保證檔案工作全程可控。

（王力）

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[責任編輯：ruirui]

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